En el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos (1988), citado por Cruz, se afirma que el concepto de “archivo” tiene un triple significado. La primera definición dada por Cruz es la siguiente:
“Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico”.
Cruz, 2011, p. 27.
Las otras definiciones expuestas por Cruz son las siguientes:
“Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos” .
Cruz, 2011, p. 27.
“Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos”.
Cruz, 2011, p. 27.
En el documento Directrices para la Organización Documental del Archivo Nacional (2012), se establece que los documentos de archivos son aquellos documentos “producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su actividad o gestión administrativa”, los cuales son conservados “con fines jurídicos, científicos, culturales o administrativos” (p. 7).
De acuerdo con la página web del Consejo Internacional de Archivos (2016), “los archivos son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son conservados por su valor testimonial a largo plazo”. En concreto, “un archivo es un registro contemporáneo creado por individuos y organizaciones durante el desarrollo de sus actividades”, pudiendo convertirse en el futuro “en una ventana hacia eventos que formaron parte del pasado” y proveer de “evidencia, explicaciones y pruebas de acciones ocurridas tanto en el pasado como en el presente”. Los documentos de archivo pueden tener distintos formatos, tales como “documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales y análogos” y son conservados tanto por instituciones públicas y privadas como por individuos. “Son registros únicos y contemporáneos, por lo que, una vez perdidos, no pueden ser reemplazados”.
En esta misma página se afirma que “para que los archivos tengan un valor para la sociedad, deben ser una fuente de información fidedigna”. Esto implica que sean auténticos, fiables, íntegros y útiles. Si cumplen con estas características, los archivos pueden contribuir a “facilitar la educación y la investigación” y a “la protección de los derechos humanos y la confirmación de la identidad de las sociedades”, entre otras cosas.
En resumen, el concepto de archivo tiene tres significados principales. En primer lugar, podemos entender los archivos como un conjunto de documentos generados a partir de las actividades de personas u organizaciones. Como segunda definición, un archivo es también el lugar donde éstos son conservados o custodiados. Finalmente, la institución a cargo de esta conservación y custodia también se denomina archivo.
Bibliografía
ARCHIVO NACIONAL DE CHILE (2012) Directrices para la organización documental. Archivo Nacional de Chile, Santiago.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (2016) Consejo Internacional de Archivos. Disponible en: https://www.ica.org/en
CRUZ MUNDET, J. R. (2011) Principios, términos y conceptos fundamentales. En: Cruz Mundet, J. R. ed. Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros, Ministerio de Cultura, Madrid.